A reunião teve início às 16h07, com a validação da pauta convocada, aceita sem inclusões pelos presentes. Em seguida, foi dado início ao primeiro ponto de pauta, com a Sra. Juliana passando a palavra para Sra. Daniele que indicou a presença dos representantes da empresa contratada HIDROBR, passando a palavra para a Sra. Rafaela prosseguir com a apresentação da equipe chave. A Sra. Rafaela apresentou a equipe chave composta por Sr. Vitor Lages (CEO), Sr. Vitor Queiroz (coordenador geral) e a profissional para área de abastecimento de água e tratamento sanitário, que por questões de saúde, precisou ser substituída por outra representação que atuava na equipe especializada em saneamento e a formalização estaria em andamento. Apresentou os demais representantes da equipe de apoio: a si própria como coordenadora executiva em apoio ao Sr. Vitor Queiroz, a qual deveria ser centralizada a maioria das comunicações; Larissa Silveira (mobilização social) e Bruno Rosa (auxiliar de engenharia). Reforçou que ao longo do projeto haveria outros profissionais de apoio não presentes na ocasião pois atuariam nas etapas pertinentes ainda não iniciadas no contrato.
Em seguida, a Sra. Rafaela iniciou a apresentação das metas e dos produtos a serem desenvolvidos no contrato, destacando que o Plano de Trabalho estava em fase de finalização e seria enviado à equipe CILSJ até a próxima sexta-feira. Informou que era prevista a criação do Grupo de Trabalho e Acompanhamento do PMSB (GTA-PMSBRO) na Meta 1 e para a Meta 2, relacionada à implementação da estratégia de mobilização, participação social e comunicação, a empresa planejou uma visita ao município de Rio das Ostras entre o final de outubro e início de novembro de 2024 para definir a setorização de mobilização. Informou que essa era uma das propostas de alteração da empresa ao Termo de Referência no Plano de Trabalho e que entraria em contato para acompanhamento dessa visita.
Continuou explicando as três formas de comunicação para acompanhamento do projeto. A primeira delas, o Grupo de Acompanhamento por aplicativo de mensagens com o CILSJ que seria utilizado para o contato com os técnicos responsáveis e por meio de e-mail, por onde seriam enviados documentos e formalizadas as aprovações. A segunda forma, com o GTA-PMSBRO que se tratava de um grupo de acompanhamento geral da elaboração do PMSBRO, previsto em TR para ser composto por instituições do poder público, da sociedade civil e da iniciativa privada que participaria da obtenção de dados e informações relevantes para a construção dos documentos. Reforçou que a participação das câmaras técnicas do CBH Macaé Ostras, seria solicitada quando os produtos forem específicos para a atuação dessas entidades.
A Sra. Rafaela também mencionou que a Plenária estaria relacionada à aprovação da resolução de criação do GTA-PMSBRO e do relatório consolidado. Apresentou a proposta para as reuniões do GTA-PMSBRO com o objetivo de ouvir a comunidade local, além de reuniões específicas com o CBH Macaé Ostras. Solicitou a posição do GT Saneamento quanto à proposta para os prazos para o processo de revisão e conclusão do Plano de Trabalho, na qual foi estipulado um total de 25 dias. A proposta incluía, após o envio do produto, a realização de uma reunião de apresentação do documento com formalização em até 05 dias antes, seguido de 07 dias para a análise do CBH Macaé Ostras e envio das considerações à Comissão Técnica do CILSJ, que teria 8 dias para concluir e consolidar as considerações. Após a consolidação, a equipe do CILSJ agendaria uma reunião com o CBH Macaé Ostras dentro de 05 dias para apresentar a consolidação e debater as divergências nas contribuições. Após a reunião, a comissão técnica elaboraria o Relatório de Análise do Produto e o enviaria para empresa.
A proposta da empresa para o calendário de revisão dos demais produtos detinha um prazo total maior de 30 dias, com 12 dias destinados à leitura inicial dos produtos. Após o recebimento do Relatório de Análise do Produto, em ambas as propostas, a empresa teria 07 dias para concluir as alterações solicitadas nos produtos, apresentar justificativas para os itens não acatados e retornar a segunda versão ao CILSJ. A Sra. Rafaela propôs o prazo de 15 dias para análise simultânea dos produtos revisados pelo CBH Macaé Ostras e pela Comissão Técnica do CILSJ. Após o envio das contribuições o CILSJ teria 05 dias para compilar e enviar a contratada, que teria novamente 07 dias para concluir as alterações solicitadas nos produtos, apresentar justificativas para os itens não acatados e retornar a terceira versão ao CILSJ, estimando até no máximo duas revisões cada produto até a aprovação, repetindo este rito. A Sra. Fernanda complementou que os prazos foram estimados para garantir o cumprimento do planejamento.
A Sra. Luciana questionou sobre a instância do CBH Macaé Ostras que participaria da revisão do plano de trabalho. A Sra. Rafaela esclareceu que seria o GT Saneamento, mas indagou se a Plenária também participaria do processo. A Sra. Daniele respondeu que o plano de trabalho passaria apenas pelo GT Saneamento, enquanto a Plenária seria envolvida na criação do GTA e na apresentação do relatório consolidado. A Sra. Luciana perguntou se o fluxograma seria aplicável a cada produto individualmente ou se seria possível enviar vários produtos ao mesmo tempo, mantendo o mesmo prazo. A Sra. Rafaela explicou que a proposta inicial era o envio de produtos de forma separada a cada mês, mas trouxe para debate a possibilidade de realizar apresentações conjuntas quando os temas forem semelhantes, visando otimizar o processo. A proposta de ritos para revisão informada pela empresa foi aprovada pelos presentes sem alterações. Por fim, informou que após a aprovação do produto, o GTA poderia ter acesso ao produto e a empresa poderia realizar uma apresentação única para o GTA e as câmaras técnicas ou grupo de trabalho.
Iniciando o segundo ponto de pauta, a Sra. Ana Paula questionou a estratégia para a indicação dos pontos focais para compor o GTA-PMSBRO. A Sra. Rafaela explicou que seria realizado um mapeamento inicial dos possíveis interessados em participar, para o qual seriam enviados oficios às instituições envolvidas solicitando os pontos focais e ficaria a cargo das entidades tal indicação. Sra. Juliana questionou o remetente dos oficios. A Sra. Rafaela sugeriu que fosse enviada a minuta do oficio elaborada pela empresa para envio do CBH Macaé Ostras enquanto remetente, visando um reforço a necessidade das indicações e solicitou o acordo do GT para seguir desta forma. Sra. Juliana concordou que por ser uma instituição mais conhecida na região, poderia ter maior efetividade no retorno, os demais membros presentes não se opuseram.
O Sr. Ednilson mencionou que já havia encaminhado uma lista de entidades para a empresa, e solicitou o envio das indicações, caso algum membro as tivessem. A Sra. Fernanda reforçou que a prática exitosa de envio dos oficios pelo CBH Macaé Ostras foi adotada também na condução do contrato da revisão do Plano de Recursos Hídricos e destacou as instituições em que a comunicação por oficio não fosse adequada, a abordagem seria distinta e realizada durante a visita mencionada pela empresa. Em seguida a Sra. Fernanda sugeriu que fosse enviado um único oficio à Prefeitura de Rio das Ostras, o qual já teria a informação sobre o início da elaboração do PMSBRO, mas também solicitando indicações e convidando para participar das visitas de campo. Reforçou que estava apenas aguardando a confirmação das datas para a visita pela empresa para envio deste oficio. A Sra. Rafaela respondeu que a minuta do oficio estava pronta e que seria enviada. A Sra. Rafaela explicou que, após as indicações, seriam realizadas visitas de campo e ao final dessas visitas, uma reunião na qual seriam registrados os nomes dos interessados para compor o GTA-PMSBRO e participar do processo de elaboração do plano.
A Sra. Luciana questionou se os membros do GT Saneamento precisariam ser indicados novamente para o GTA-PMSBRO. O Sr. Ednilson explicou que para o GTA-PMSBRO era previsto no TR um coordenador que deveria ser um representante do CBH Macaé Ostras e considerou interessante que o GT Saneamento indicasse pelo menos um membro para ocupar essa função de coordenador. A Sra. Rafaela sugeriu que na resolução de criação do GTA-PMSBRO já fosse indicada a participação dos membros do GT Saneamento, reforçada pelo Sr. Ednilson, sem objeções pelos presentes para tal.
A Sra. Daniele apresentou a proposta de datas dentro do rito aprovado para revisão do Plano de Trabalho, com a previsão de entrega da primeira versão em para 18 de outubro de 2024. A convocação para apresentação da empresa contratada para reunião no dia 25 de outubro à tarde, com prazo para o envio de considerações do GT Saneamento até 01 de novembro de 2024. Ο CILSJ teria até 06 de novembro para compilar as contribuições no relatório de avaliação do produto, e, caso houvesse discordâncias nas indicações dos membros, seria convocada uma nova reunião para o dia 11 de novembro, entre o GT Saneamento e o CILSJ. O primeiro relatório de avaliação do produto consolidado seria enviado para a empresa no dia 12 de novembro.
A Sra. Rafaela informou que a visita em campo para mapeamento dos atores e busca por instituições que desejassem participar do GTA-PMSBRO estava prevista entre os dias 04 a 08 de novembro de 2024. A Sra. Fernanda confirmou a disponibilidade do CILSJ. A Sra. Luciana informou que estaria de férias, mas que tentaria participar ou verificar outra representante Secretaria de Meio Ambiente, Agricultura e Pesca da Prefeitura Municipal de Rio das Ostras. A Sra. Rafaela ressaltou a importância da presença de agentes comunitários caso pudesse auxiliar na mobilização.
Não havendo mais dúvidas dos presentes para a formação do GTA-PMSBRO e os demais
assuntos pertinentes, a Sra. Juliana agradeceu a presença de todos e encerrou a reunião às 17h31.
